DESKRIPSI

Manajemen kearsipan yang efektif sangat penting untuk memastikan dokumen tersusun rapi, mudah diakses, dan terjaga keamanannya. Sistem filing yang tidak terstruktur dapat menyebabkan kehilangan data, keterlambatan proses kerja, serta risiko kebocoran informasi. Training manajemen kearsipan & filling system ini dirancang untuk membekali peserta dengan pemahaman mendalam tentang teknik pengelolaan arsip fisik dan digital, penerapan sistem filing modern, serta strategi penyimpanan dokumen yang efisien guna meningkatkan efektivitas administrasi dan tata kelola informasi di organisasi.

Pelatihan ini membahas mengenai filing system management kearsipan dan tidak tuntas jika dipelajari dalam hitungan jam. Oleh karena itu, diperlukan waktu tersendiri dan bimbingan yang profesional.

MATERI

• SESI 1 : Paradigma dan Filosofi Manajemen Kantor Modern

  • * Keunggulan bersaing di era informasi dan design.
  • * Efektivitas pengelolaan kantor dan hubungannya dengan manajemen manusia.
  • * Efektivitas alur kerja dan tata-ruang kantor dalam pengelolaan produktivitas.
  • * Standarisasi pengelolaan kantor Model jepang vs barat dan implikasinya.

• SESI 2 : Prinsip Dasar Manajemen Kantor & Filing Berdasarkan 5S (5R)

  • * Membahas tentang konsep 5 S, penerapannya di tempat kerja dan bagaimana sistem 5 S bekerja.
  • * Memahami Makna Pilar Utama Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik) dan Shitsuke (Rawat).
  • * Memahami Makna Pilar Utama Seiketsu (Rajin) dan Integrasi Kelima Pilar serta studi kasus (identifikasi dan peningkatan pemahaman)

• SESI 3 : Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip dan Inventaris Kantor

  • * Level arsip dilihat dari unsur strategis bisnis: strategic plan, SOP, Manual dan Usual-Business documents.
  • * Latihan: menentukan tingkat urgensi dan confidentiality arsip.
  • * Beragam bentuk arsip, perlakuannya, dan Tujuan penyimpanan arsip.
  • * Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya
  • * Kewenangan sekretaris / pengelola arsip, dan
  • * Bagaimana mengamankan arsip yang bersifat RAHASIA

• SESI 4 : Sistem Korespondensi & Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)

  • * Membahas pengertian arsip, langkah-langkah pembuatan arsip, teknik mengelola arsip dan pemeliharaannya.
  • * Membahas tentang tahapan filing yang baik dan jenis-jenis filing system yang tepat di perusahaan.
  • * Electronic Filing, document management software (system), trend baru dan model pelaksanaannya.

• SESI 5 : Aspek Strategis dan Trend Ke Depan Manajemen Filing Modern: Penerapan E-Filing dan Document Management

  • * Trend terbaru: electronic filing dan document management dalam bisnis.
  • * Beragam keunggulan dari electronic filing dan document management pada:
  • * Penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip.
  • * Alur surat keluar dan surat masuk serta alih media termasuk media digital.
  • * Sistem indeks dan abjad dalam filing.

• SESI 6 : Pentingnya SOP dalam bisnis: Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan

  • * Pemahaman tentang pentingnya SOP, apa Benefit dan Costnya.
  • * Sejarah terjadinya SOP terkait dengan pendekatan yang dipilih : hirarki, beda pendekatan = beda istilah.
  • * “Motivasi” & Urgensi dasar pembuatan SOP : Mendapatkan kelulusan sertifikasi.
  • * Perbaikan proses (lebih ringkas / cepat / lengkap).
  • * Peringkat kinerja dan service level.
  • * Tehnik Melibatkan banyak stakeholder.
  • * Pengaruh SOP guna Peningkatan kinerja para karyawan, dalam kaitannya dengan divisi yang terkait.

• SESI 7 : Change Management Dalam Penerapan SOP Baru

  • * Penggunaan SIPOC review dalam Change Acceleration Process ala GE (Six Sigma).
  • * Merubah habit atas SOP: studi kasus (Gemba Kaizen) dan Walk the talk.
  • * Diskusi kelompok tentang bentuk ACTION PLAN yang mungkin bagi pelaksanaan di kelompok kerja masing-masing,
    • * => Menindak-lanjuti hasil diskusi kelompok dengan penentuan waktu pelaksanaannnya

• SESI 8 : Latihan Pembuatan dan Finalisasi rencana kerja pembuatan SOP dan Sistem Kearsipan Perusahaan

  • * Review ulang materi pelatihan dan rencana kerja.
  • * Penugasan Individu berdasarkan lingkup ruangan (corner & office)
  • * Latihan Final dan presentasi kelompok membuat rencana kerja:
    • * (1) pembuatan tim,
    • (2) Rencana gemba Kaizen
    • (3) Rencana Implementasi
    • (4) Rencana pembudayaan

SIAPA YANG DAPAT MENGIKUTI TRAINING INI?

• Staf Administrasi
• Petugas Arsip
• Sekretaris Eksekutif
• Supervisor Kearsipan
• Manajer Dokumentasi

TRAINER PADA TRAINING INI

Instruktur yang berpengalaman dalam bidang efisiensi administrasi arsip akan mengisi pelatihan manajemen pengelolaan digitalisasi arsip dokumen untuk arsiparis.

JADWAL PELATIHAN 2025

• BATCH 1 : 13-14 Januari 2025
• BATCH 2 : 10-11 Februari 2025
• BATCH 3 : 10-11 Maret 2025
• BATCH 4 : 14-15 April 2025
• BATCH 5 : 15-16 Mei 2025
• BATCH 6 : 12-13 Juni 2025
• BATCH 7 : 10-11 Juli 2025
• BATCH 8 : 18-19 Agustus 2025
• BATCH 9 : 17-18 September 2025
• BATCH 10 : 16-17 Oktober 2025
• BATCH 11 : 13-14 November 2025
• BATCH 12 : 15-16 Desember 2025

Calon peserta dapat menyesuaikan jadwal tersebut sesuai dengan kebutuhan

Upgrade diri Anda dengan mengikuti pelatihan bersama kami, berkembang bersama NISBI Indonesia!

LOKASI

Pelatihan ini sudah pernah diadakan di Jakarta dan Yogyakarta. Kami juga bisa menyelenggarakan di kota lain, antara lain :

• Bandung
• Bali
• Lombok
• Makassar

INVESTASI

Investasi pelatihan tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.

Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

BENEFIT

• Module / Handout
• FREE Flashdisk
• FREE Bag or bagpack (Tas Training)
• Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
• 2x Coffee Break & 1 Lunch
• FREE Souvenir Exclusive